Privacy Statement
Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging en stichting te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden.
De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online.
Elk lid heeft altijd inzicht in de eigen gegevens en heeft de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe wij met de gegevens omgaan, staat beschreven op de site van Scouting Nederland : www.scouting.nl/privacy en op onze site: www.dga-vorden.nl/privacy/
Privacy Protocol
A) Beheer van persoonsgegevens gedurende het lidmaatschap.
- Kennismaking met Scouting.
Bij “Aanmelding voor Kennismaking” verzamelen wij door middel van het inleveren/insturen van een kennismakingsformulier de volgende persoonsgegevens van het betreffende aspirant-lid:
naam, adres, woonplaats, geboortedatum, contactinformatie ( telefoonnummer en e-mail adres van ouder) en eventuele noodzakelijke gezondheidsgegevens.
Zodra deze zijn ontvangen wordt er door de betreffende teamleider met de aanmelder contact opgenomen. Het betreffende kind mag aan drie bijeenkomsten vrijblijvend deelnemen. Gedurende de kennismakings-periode beheert de teamleider de verkregen gegevens.
Wijze van Aanmelding:
- Via de DGA-website. Dit formulier kan digitaal beantwoord en verzonden worden.
- Door middel van een (hard copy) formulier dat verkrijgbaar is bij de DGA-groep. Dit formulier wordt ingeleverd bij een DGA-leidinggevende.
De gegevens van het kennismakingsformulier worden vernietigd na inschrijving als lid of na bericht van afzien van lidmaatschap.
- In- en uitschrijving van lidmaatschap bij Scouting.
Inschrijving geschiedt door middel van het inleveren van het ingevulde en ondertekende inschrijvings-formulier en eventueel een “Gezondheidsformulier”
De persoonsgegevens worden door de beheerder van het ledenbestand overgenomen in het leden-administratiesysteem van Scouting Nederland (SOL).
De persoonsgegevens op papier en in SOL worden bewaard in het ledenregister gedurende de tijd van lidmaatschap ( zie ook: www.scouting.nl/privacy).
Wijze van Inschrijving:
- Via de DGA-website wordt een inschrijvingsformulier gedownload. Dit formulier wordt ingevuld/geprint en ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger van het (jeugd)lid. Het wordt ingeleverd bij de teamleider van de speltak waarbij de kennismaking heeft plaats gevonden.
- Door middel van een aanmeldingsformulier dat verkrijgbaar is bij leiding van de DGA-groep. Dit formulier wordt ingevuld en ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger van het (jeugd)lid.
Het wordt ingeleverd bij de leidinggevende van de speltak waarbij de kennismaking heeft plaats gevonden.
Bij de inschrijving verklaart de inschrijver kennis genomen te hebben van de algemene voorwaarden van het lidmaatschap.( zie actiepunten) Deze algemene voorwaarden staan op de site in de toelichting bij het inschrijfformulier en wordt bij uitreiking van een inschrijvingsformulier eveneens verstrekt. De inschrijver verklaart zich akkoord met de daarin genoemde bepalingen. Na beëindiging van het lidmaatschap worden de formulieren van het ledenregister bewaard in het historisch archief van DGA en het betreffende bestand van SOL.
- Gebruik van persoonsgegevens
3.1 Ten behoeve van de bereikbaarheid zijn gegevens als naam, adres, woonplaats, telefoonnummers (vast en mobiel) van het (jeugd) lid en zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger of vervanger(s) beschikbaar tijdens de opkomsten. Hiervoor is een ledenregister aangelegd dat beheerd wordt door de teamleider van de speltak. Het ledenregister van elke speltak wordt in het clubhuis bewaard in een afgesloten stalen kast.
Het ledenregister bevat van elk speltaklid: inschrijvingsformulier en eventueel gezondheidsformulier.
3.3 Ten behoeve van het contact met de leden van een speltak stelt elke teamleider één leidinggevende aan voor het beheer van de e-mailadressen van de (ouders van) jeugdleden en leidinggevenden.
Deze beheerder is verantwoordelijk voor het verzenden van berichten als mededelingen en nieuwsbrieven die namens de speltak of de groep verspreid moeten worden. Deze berichten worden uitsluitend onder de functie b.c.c. verzonden. Mutaties in het bestand ( instromers-overvliegers-uittreders) worden door de beheerder zelf verzorgd naar aanleiding van een aanwijzing van de SOL – bestandsbeheerder.
- Financieel beheer
De contributie wordt geïnd door middel centraal georganiseerde automatische incasso.
De toestemming daartoe wordt gegeven door invulling van het inschrijvingsformulier. Het daarvoor noodzakelijke bestand wordt beheerd door de penningmeester van de Stichting Scouting Vorden/Hengelo.
Het bestand wordt tweemaal per jaar geactualiseerd ten behoeve van de centrale incasso.
Daarnaast wordt er door de penningmeester een bestand bijgehouden van (ouders van) jeugdleden die geen gebruik maken van de automatische incasso.
Mutaties in het bestand worden op aanwijzing van de beheerder van het ledenbestand verzorgd door de penningmeester van de Stichting Scouting Vorden/Hengelo. Bij functie-wisseling worden alle gegevens en ter zake doende autorisaties overgedragen aan de nieuwe penningmeester nadat deze is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
- Gezondheidsformulier.
Voor het welzijn van leden is het belangrijk dat specifieke informatie t.a.v. de gezondheid en medicijn-gebruik direct beschikbaar is ten behoeve van adequate hulpverlening.
De informatie hierover wordt beschikbaar gesteld door (de wettelijke vertegenwoordiger van) het (jeugd)lid door middel van het inleveren van een ingevuld gezondheidsformulier. Deze blijft verantwoordelijk voor de juistheid van de verstrekte gegevens. De formulieren worden verzameld in een register dat ter beschikking staat van de speltakleiding. Een verkort overzicht van persoonsinformatie die een mogelijk acuut handelen noodzakelijk maakt, is opgenomen in het absentieregister en bekend bij alle leidinggevenden van de speltak. De gezondheidsformulieren worden niet digitaal verwerkt. De bijzondere persoonsgegevens maken deel uit van het ledenregister (zie 3.1)
Bij overgaan naar de volgende speltak worden de formulieren overgedragen aan het volgende leidingteam. Bij beëindiging van het lidmaatschap worden het gezondheidsformulier vernietigd.
Elk( jeugd)lid of zijn/haar ouder/verzorger heeft altijd inzicht in de eigen gegevens van het ledenregister en heeft de mogelijkheid deze te bewerken of de gegevens af te schermen.
B) Beheer van tijdelijke bestanden gedurende het lidmaatschap.
- Ledenlijsten (hard-copy).
Ten behoeve van de organisatie houdt elke speltak een ledenlijst bij waarop naam, adres, geboortedatum, telefoongegevens en e-mailadres (van ouders) vermeld staan alsmede, indien van toepassing, de groepsindeling.
- Deelnamelijsten (hard copy)
Dit zijn tijdelijke bestanden die aangepast worden aan de aard van diverse actuele activiteiten.
De lijsten zijn van belang gedurende de looptijd van het activiteit en worden daarna vernietigd.
Voorbeelden: Registratie van presentie, deelnamen aan activiteiten: kampen, acties en bijzondere bijeenkomsten. Verzameld worden gegevens die relevant zijn aan de aard van de activiteit.
Indien (jeugd)leden gedurende langere tijd onder de verantwoordelijkheid van leidinggevenden vallen kan er een formulier voor aanvulling/actualisatie op de persoonsgegevens omtrent de gezondheid en medicijngebruik verstrekt worden. Deze informatie wordt niet digitaal verwerkt en wordt vernietigd na afloop van de betreffende activiteit of – indien de inhoud hier aanleiding voor geeft en hiertoe toestemming is verkregen – opgenomen in het ledenregister.
C) Beeldmateriaal
Ten behoeve van promotiedoeleinden, verslaglegging, communicatie en publiciteit wordt foto -en video materiaal verzameld. Toestemming voor gebruik hiervan wordt gevraagd bij inschrijving. Openbaarmaking van het materiaal kan geschieden in de media zoals: de website, krantenartikelen, publicatie in Scoutingbladen, interne reportages, tentoonstellingen, posters en flyers. In openbare publicaties wordt het beeldmateriaal geanonimiseerd gebruikt. Deze toestemming kan ingetrokken worden. Daarvoor dient men contact op te nemen met de betreffende teamleider. De namen van personen van wie geen toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal is verkregen worden opgenomen in een register.
Dit register wordt bij elke voorgenomen publicatie van beeldmateriaal vergeleken met de personen die voorkomen in/op het beeldmateriaal. De auteur/redacteur van de voorgenomen publicatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze regel.
D) Archiefvoering
Voor het bewaren van gegevens geldt een wettelijke termijn. Voor verenigingen geldt een uitzonderings-situatie voor oud-leden. Gegevens die niet bewaard mogen blijven, worden bij oud-leden automatisch verwijderd uit Scouts Online bij uitschrijving en/of het verlopen van de verjaartermijn.
De ledenadministratie van de groep houdt daarnaast een digitaal Historisch Ledenbestand bij waarin namen, geboortedata, (toenmalige) adressen en perioden van lidmaatschap van alle bekende oud-leden van de groep, ook van degenen die voor de SOL periode lid waren, geregistreerd staan.
Het bestand staat niet online maar wordt, desgewenst door een betrokkene ter inzage gesteld.
Slotbepaling:
Conform de privacywetgeving (AVG) kunnen personen bij de Scouting Nederland opvragen welke persoonsgegevens van hen zijn verwerkt en worden bewaard. Zij dienen daartoe bij de afdeling Juridische Zaken van Scouting Nederland een inzage verzoek in het kader van SAR (Subject Access Request) in te dienen. Ook kan men bij deze afdeling een beroep doen op het “Recht van Vergetelheid”(RTBF) indien men wenst dat persoonsgegevens gewist dienen te worden. De Juridische Afdeling zorgt voor afhandeling van de verzoeken. Zie: privacy@scouting.nl
Laatst gewijzigd: mei 2018